Artikkeli julkaistu ensimmäisen kerran www.pienyrityskonsultit.fi -blogissa.
Jokaisen pienyrittäjän arjessa tulee hetki, jolloin on mietittävä uudestaan vanhoja käytänteitään. Itselläni valokuvausbisneksessäni tuli eteen tämä tilanne, kun huomasin erilaisten tekemättömien töiden kasaantuvan liian suurella vauhdilla. Suurin ongelmani tuntui olevan, että joku asiakkuuksistani saattoi jäädä kokonaan hoitamatta. Tämä johti myös siihen, että osa tulleista prospekteistani kylmeni turhankin nopeasti. Ja tämähän näkyy suoraan yrityksen kassassa. Jotain siis piti tehdä.
Miten muutin omia käytänteitäni
Aivan ensimmäiseksi vaihdoin sähköpostipalveluni Google Worspace -tiliin. Google Workspace -tilin luonnin jälkeen voit hankkia Google Marketplace Apps -sovelluksia ja näin hankinkin ilmaisen CRM-sovelluksen (CRM eli customer relationship management) Insightly:n (www.insight.ly) ensisijaiksi asiakkuudenhallintajärjestelmäkseni. Tutkin myös monia muita Google Workspace CRM-sovelluksia, jotka käyttivät hyväkseen Google contacts -yhteystietoja eli tiedot päivittyivät järjestelmien välillä.
Seuraavaksi esittelen sinulle kuusi erilaista pienyrityksen CRM-ratkaisuvaihtoehtoa, joita olen kokeillut.
1) Vanha yksinkertainen CRM-systeemini
- Google Gmail -sähköpostilaatikko ja sähköpostit asianmukaisesti jaoteltu sekä suodatettu ”kansioihin” asiakkaat, prospektit omaansa jne.
- Google contacts
- Google docs ja Evernote sähköposti-pohjien tallentamiseen.
Tämä systeemi toimii melko hyvin, jos olet niin kuin minä eli yhden ihmisen yritys. MUTTA, koska systeemi ei automaatisoi mitään, niin olet koko ajan hieman epävarma, että onko kaikki asiat nyt varmasti tehty niin kuin olit suunnittellut.
2) Zoho CRM
Zoho CRM oli niin hyvänoloinen asiakkuudenhallintajärjestelmä, että melkein ostin Zoho CRM -lisenssin. Zoho CRM-järjestelmää voi myös käyttää ilmaiseksi ilman ostopakkoa. Tällöin järjestelmässä on kuitenkin joitain rajoituksia.
Zoho CRM -järjestelmässä on mainio maksullinen iPhone-sovellus: soittamalla esimerkiksi puheluita sen kautta ja kirjautuvat soitot suoraan järjestelmään. Puhelun jälkeen voit kirjoittaa lyhyen viestin siitä, mitä puhelun aikana sovit. Tämä helpottaa huomattavasti myöhempiä yhteydenottoja asiakkaasi kanssa.
Zohossa on myös hyvää se, että voit sijoittaa verkkosivullesi lomakkeen, joka lähettää tiedot suoraan Zohon järjestelmään. Näin sinun ei tarvitse kirjata lomakkeen tietoja aina uudestaan eri järjestelmään. Ja mikä parasta: kun järjestelmään tulee uudesta prospektista tieto, niin sille voi luoda automaatisesti tehtäviä, mitä sinun tulee hoitaa seuraavaksi. Tehtäviä voi olla esimerkiksi ”lähetä vastaussähköposti”, ”soita asiakkaalle” jne.
Omassa valokuvausbisneksessäni projektit noudattavat hyvin usein selvää kaavaa alkuvalmisteluista loppulaskutukseen. Zohon kompastuskiveksi omalle kohdalleni tuli prospektista asiakkaaksi myyntiputken (sales pipe) siirtäminen varsinaiseksi asiakasprojektiksi. Prospekteihin tai asiakasprojekteihin ei saanut luotua helposti askel-askeleelta malliprojekteja, joita olisi voinut uudelleen käyttää uusien asiakkaiden kohdalla.
3) RunMyProcess + FREE Zoho CRM + Google Workspace -integraatio itse tehtynä
Koska Zoho CRM ei pystynyt tekemään kaikkea sitä mitä halusin, niin aloin hakemaan ratkaisua tehdä asioita Zoho CRM:n ulkopuolella ja sen jälkeen tuomaan tiedot Zohon järjestelmään. Löysinkin mukavan integraatiopalvelun, joka toimii verkossa pilvipalveluna: RunMyProcess. Ongelmaksi muodostui kuitenkin se, että olisin joutunut tekemään melkoisesti tutkimusta ja ohjelmointitöitä, jotta olisin saanut järjestelmän itselleni sopivaksi. Eli en lähtenyt tälle pitkälle tielle, sillä tiesin löytäväni vielä itselleni sopivan valmiin ratkaisun.
4) Solve360
Solve360 on todella hyvin tehty ja hienosti mietitty asiakkuudenhallintajärjestelmä. Solve360 -järjestelmässä on myös melko hyvä mobiili-käyttöliittymä eli Solve360-järjestelmää voi käyttää puhelimellakin. Ainoa ongelma on se, että Solve360-lisenssi on melko arvokas verrattuna kilpailijoihin.
5) Capsule CRM
Capsule CRM -järjestelmän ominaisuudet eivät vain riittäneet omiin tarpeisiini. Järjestelmä itsessään vaikutti kyllä melko helppokäyttöiseltä. Capsule CRM -lisenssi on melko edullinen ja järjestelmää voi myös käyttää ilmaiseksi tiettyyn rajaan asti.
6) Highrise
Highrise on ollut jo pitkään asiakkuudenhallinta-markkinoilla. Highrise-järjestelmän ongelmana itselleni oli sen huono integrotavuus Googlen omiin palveluihin, joten en edes kokeillut koko järjestelmää pientä testiä pidemmälle.
7) Trello
Trello on mainio järjestelmä tehdä kanban-tyylisiä tauluja. Taulut ja niiden kortit muotoutuvat monenlaisiksi sisältäen vaikkapa linkkejä erilaisiin palveluihin kuten Google Sheets tai Google Docs.
Johtopäätelmiäni
Nykyisin käytössäni on Trello ja Google Workspace -yhdistelmä. Systeemini ei ole kovin automaattinen, mutta Trellon taulujen muuntuvuus taivutti minut pois vanhasta CRM-ratkaisustani. Aikaisemmin valitsin oman pienyritykseni asiakkuudenhallintajärjestelmäksi Insightly CRM-järjestelmän, sillä Insightly toteutti silloin parhaalla mahdollisella tavalla järjestelmälleni asettamat vaatimukset.
Toivottavasti tämä pieni katsaukseni auttaa sinua löytämään itsellesi sopiva tapa hoitaa asiakkuuksiasi hieman paremmin.